Autenticaciones

Autenticaciones

La autenticación es el acto de confirmación de algo (o alguien) como auténtico. La autenticación de un objeto puede significar la confirmación de su procedencia, mientras que la autenticación de una persona a menudo consiste en verificar su identidad.

El notario puede dar testimonio escrito que la firma puesta en un documento, corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos.

También podrá dar testimonio que las firmas fueron puestas en su presencia estableciendo la identidad de los firmantes. (Art. 73 Decreto 960 de 1970).

En aras de brindar mayor Seguridad Jurídica a los documentos autorizados y combatir el delito de Suplantación de Personas, la  SNR mediante   Resolución No. 14681 del 31 de diciembre de 2015   ha dispuesto que en los trámites que se requiera la identificación del compareciente (Ej. Presentación Personal, Reconocimiento de Contenido, Declaraciones Extra Proceso, etc.), dicha identificación se debe llevar a cabo a través del  Sistema de Identificación y Autenticación Biométrica, generando el cobro respectivo de ese servicio.

 

A continuación de describen los diferentes tipos de autenticaciones y los requisitos para realizar el trámite notarial de acuerdo a cada caso.

 

Presentación Personal

La presentación personal se utiliza principalmente para poderes ante juzgado.

•    Debe presentarse personalmente en la notaría o solicitar diligencia a domicilio.
•    Debe presentar cédula de ciudadanía original.
•    Si actúa como abogado apoderado, debe presentar la tarjeta profesional original.

Reconocimiento de Contenido

El reconocimiento de contenido se utiliza en trámites como: autorizaciones para salida del país, traspasos, contratos, documentos privados, autorizaciones (depende la clase y la entidad que lo requiera).


•    Debe presentarse personalmente en la notaría o solicitar diligencia a domicilio.
•    Debe presentar cédula de ciudadanía original.

Autenticación de Firma 

•    Debe presentarse personalmente o solicitar diligencia a domicilio.
•    Debe presentar cédula de ciudadanía original.

Firma Registrada

Para registrar la firma en la Notaria debe diligenciar una tarjeta de registro, en la cual firmará y colocará su huella. (Este registro es gratuito).
Para realizar este trámite debe adjuntar fotocopia de la cédula y por seguridad renovar anualmente dicho registro.

Cuando requiera realizar un trámite en la Notaría mediante la figura de firma registrada, debe aportar la tarjeta de registro de firmas vigente y/o número de registro de firma.

Nota:   La firma registrada no aplica  en casos como presentación personal, autorizaciones para salidas del país, poderes ni traspasos.

Autenticación de Copias o Documentos

El notario puede autenticar copias mecánicas, literales o digitales, siempre que éstas correspondan exactamente al original que tenga a la vista, o que comprendan la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con fidelidad.

En los documentos que consten de varias hojas, el Notario debe sellar y rubricar en cada una de ellas. Toda autenticación deberá llevar la fecha del acto y la firma del notario. (Arts. 74-75 del Decreto 960 de 1970).


La autenticación se lleva a cabo entre otros en los siguientes casos:


•    Documentos internos como aquellos guardados en el protocolo de la notaría o en sus archivos.
•    Documentos externos que son los que se confrontan con el original o con otra copia autenticada.
Certificados descargados de sitios web estatales:

Documentos descargados de sitios web estatales

El Notario también puede dar fe de la autenticidad de documentos descargados de sitios web estatales. Ejemplo:

•    Certificado Judicial DAS
•    Antecedentes Disciplinarios Procuraduría
•    Antecedentes fiscales Contraloría

La descarga del documento debe realizarse directamente por un funcionario de la Notaría. El usuario debe suministrar la información necesaria para realizar el trámite:

•    Nombre completo de quien figura en el documento descargado.
•    Número de cédula.

Diligencia de reconocimiento de personas sordas, ciegas o que no saben leer.

Las personas limitadas en su visión, en su oído o que no sepan leer, pueden solicitar al notario el reconocimiento de sus documentos privados. (Art.70 del decreto 960 del 70).


• Si se trata de personas ciegas, el notario leerá de viva voz el documento y si fuere consentido por el declarante, anotará esta circunstancia.
•  Si se trata de una persona sorda, ella misma leerá el documento y expresara su conformidad.                   
•  Si es una persona sorda que no sabe leer, se traducirá el documento en lenguaje de señas y se dejará constancia de lo mismo.
•  Si se trata de una persona que no sabe leer, manifestarán al notario su intención para que se establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore el asentimiento de ellos, tanto para obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y rogar su firma.


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